Externer IT-Support für Unternehmen vs Vollzeitinformatiker

Wie beeinflussen Technologien die Unternehmensentwicklung?  

Versetzen wir uns für einen Moment in das Ende des 18. Jahrhunderts. In Großbritannien wird die erste Ausgabe der „The Daily Universal Register“ veröffentlicht, sprich die heutige „The Times“ – ein gesellschaftspolitisches Tagesblatt. In der Zeit der wachsenden Bedeutung des Journalismus und einer Flut an Innovationen, ist die Zeitung das beste Beispiel um zu beschreiben, wie Technologien die Entwicklung von Unternehmen beeinflusst. „The Times“ besaß schon von Anfang an internationale Bedeutung. Die Tageszeitung lasen (und lesen bis heute) die wichtigsten Größen und Vertreter der Politik. Deshalb beschäftigte die Zeitung bereits seit Beginn dutzende Journalisten, Auslands- und Inlandskorrespondenten, Korrektoren und Grafikdesigner. Das Periodikum investierte auch als eines der ersten in Farbfotos und zu einem deutlich späteren Zeitpunkt auch in die Einführung von Computern. Das war eine echte Revolution. Texte, die einst handschriftlich verfasst bzw. mehrfach an der Schreibmaschine überarbeitet werden mussten, konnten mittels eines Klicks bearbeitet, die Anzahl an Zeichen geprüft und an den Chefredakteur versendet werden.

Eine Journalistin, die in den osteuropäischen Ländern arbeitete, beschrieb den Übergang von Schreibmaschinen und traditioneller Post zu am Computer verfassten Texten und E-Mails sehr interessant: Im Jahre 1990 wurde von verlangt, dass wir den handschriftlich bzw. an der Schreibmaschine verfassten Text mitbringen. Zwei Jahre später mussten wir selbst in der Lage sein den Computer schnell bedienen zu können und 1999 gehörte zu unseren Aufgaben bereits die selbstständige Redaktion, das Hinzufügen von Fotos, die Absprache mit Grafikdesignern, die Korrektur und die Formatierung des Textes auf der Zeitung. Heute müssen wir dies alles leisten und dazu noch einen kurzen Text für die Internetseite, sozialen Netzwerke und einen Werbefilm vorbereiten.

schreibmaschine

Schreibmaschinen sind heute höchstens noch Ausstellungsstücke im Museum. Durch die Veränderungen verloren viele Leute ihren Arbeitsplatz, die sich professionell mit der jeweiligen Branche beschäftigten. Im Gegenzug profitierte hiervon eine relativ neue Branche – die Informatik. Tausende Computer, die sich in jedem Unternehmen befinden, bedürfen der Administration und Wartung. Auch neue Aufträge bedürfen des IT-Supports. Untersuchungen zeigen, dass die Bedeutung von Werbung im Internet am Markt von Jahr zu Jahr steigt. Diese Art des Marketings bringt neue, technische Lösungen mit sich. Es zählen nicht nur mehr Werbespots im Radio, TV und auf Billbords, sondern auch mobile Anwendungen, die Aktivität in sozialen Netzwerken, Spiele und interaktive Filme. All diese Tätigkeiten benötigen den Arbeitsaufwand von Programmierern und Grafikdesignern, die es von Jahr zu Jahr mehr auf dem Markt gibt.

Ein Unternehmen ist ein lebendiger Organismus

Das Wort Firma tauchte bereits zu Beginn des 17. Jahrhunderts in Italien auf. Es besaß damals eine etwas andere Bedeutung als heute, jedoch stand es mit den grundlegenden Tätigkeiten eines jeden modernen Unternehmens in Verbindung. Das französische firme und das italienische firma bezeichneten das sogenannte Bestätigen eines Vertrags mittels Unterschrift. In den Ländern Westeuropas, in denen sich der Handel dynamisch entwickelte und in denen die ersten Banken gegründet wurden, entstanden die ersten Rechtsnormen, die heute unter dem Privatrecht bzw. Verbraucherrecht bekannt sind.

Ungeachtet dessen, ob ein Unternehmen aus zehn oder fünfzigtausend Mitarbeitern besteht, kann dessen Tätigkeit hervorragend mit einem Bienenstock oder der Funktion des menschlichen Körpers verglichen werden. Damit der Mensch normal funktionieren kann sorgen eine Reihe an Zellen, neuronale Verbindungen, Muskeln, weiße und rote Blutkörperchen und verschiedene Systeme, wie etwa das Abwehrsystem, das Skelett, usw. Ähnlich ist es in einem Unternehmen. Jeder Mitarbeiter ist ein Element, das sich zu einem Ganzen zusammensetzt. Er besitzt seine Aufgaben und gehört einer bestimmten Abteilung an, wie etwa den Finanzen, der Entwicklung, der Personalabteilung oder der IT-Abteilung. Peter Armstrong, Leiter der Strategischen Abteilung bei BMC Software, erklärte bei einem Interview, dass „eine Organisation wie der menschliche Körper ist, der in guter Kondition gehalten werden kann und somit mehr Kraft und Kreativität liefern oder erkranken kann, wovon ein Einbruch der Effektivität zeugen kann.

Der Physiker Geoffrey West versuchte während seines gesamten Lebens versuchte die Wissenschaft eng mit der Gesellschaft zu verbinden. West wies nach, dass sowohl lebende Organismen, wie auch Unternehmen, einer Potenzfunktion unterliegen. Nach der Auffassung des Wissenschaftlers bedeutet dies, dass die Wachstumsgeschwindigkeit, die Lebensdauer und der Stoffwechsel direkt proportional zur Größe ist. Diese Theorie kann direkt seitens der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens analysiert werden. Dies ist leider auch die Prognose des unaufhaltsamen Untergangs einer jeden Organisation. Jedoch sollten wir dieses Element mit Distanz genießen, da Geoffrey West noch eine Behauptung nachwies: ein Unternehmen besitzt eine größere Kontrolle über ihr Schicksal, als dies bei biologisch programmierten, lebenden Organismen der Fall ist. Ein Schlüsselrolle kommt hier dem Lernprozess zu. Eine Organisation muss nicht natürlich altern, wenn sie eine Mitarbeiterrotation einführt, dem technologischen Fortschritt folgt und sich für gesellschaftliche Veränderungen in der Welt öffnet. Nachfolgend befinden sich einige Beispiele für Trends, die in der Zukunft das Funktionieren von Unternehmen deutlich verändern werden:

– TBM, sprich Time Based Management – diesem Konzept liegt ein effektives Zeit- und Personalmanagement im Unternehmen zugrunde,

– CRM, sprich Customer Relationship Management – konzentriert sich auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen, damit diese möglichst gut sind,

– TEAM LEASING – ein Prozess, der mit dem Mieten von Mitarbeitern oder ganzen Projektteams verbunden ist, der sich besonders in der IT-Branche bewährt macht,

– Umweltinvestitionen – kürzlich beschloss die britische Regierung, dass ab dem Jahr 2050 auf britischen Straßen nur noch elektrische bzw. hybride Fahrzeuge unterwegs sein werden (ausgenommen Fahrräder ;-)). Darüber hinaus wurden 2016 mehr Investitionen in erneuerbare Energien verzeichnet als in die Branchen, die mit fossilen Brennstoffen in Verbindung stehen. Der Umweltschutz wurde unglaublich „modisch“, durch diesen Trend bevorzugen viele Unternehmen in den Umweltschutz zu investieren, wodurch sich der Zustand der Natur und das gute Image verbessert.

Die wichtigsten Abteilungen im Unternehmen

Jede Organisation muss sich nach bestimmten Maßstäben richten, die sich in fünf Punkten zusammenfassen lassen:

Strategie/ Mission – die durchzuführenden Ziele, die Idee der Geschäftstätigkeit,

Menschen – das sind vor allem die Mitarbeiter, die das gesamte Unternehmen gestalten und die die bestimmten Aufgaben durchführen. Allerdings gehören hierzu auch Personen in funktionierenden Unternehmen (z.B. Transportunternehmen, Kuriere, Gastronomie) sowie Kunden, die das gute Image und den Ruf des Unternehmens wiederspiegeln,

Größe der Organisation – größere Unternehmen kennzeichnen sich durch formalisierte Prozeduren, kleinere Organisationen stellen häufig Familienunternehmen dar,

Umgebung der Organisation – hiervon hängt die Charakteristik und Spezialisierung des Unternehmens ab, das Land oder die Länder, in denen sich die Filialen und der Sitz befinden, die Konkurrenz, Wirtschaft und Ökonomie der jeweiligen Region, die sich auf die Entwicklungsmöglichkeiten auswirken,

Technologie – Patente, auf die sich die Geschäftstätigkeit stützt, dies können beispielsweise der Aufbau und die Einstellung von Produktionslinien zur Herstellung eines Sortiments (im Falle eines großen Unternehmens), eines Backrezepts (im Falle von kleinen und mittelständischen Unternehmen).

Outsourcing von IT-Spezialisten

Die Linienstruktur kennzeichnet sich durch hohe Formalisierung sowie einen schmalen Aufgabenbereich, der jedem Mitarbeiter zukommt. Neben den oben genannten Abteilungen unterscheidet man in einem Unternehmen:

– IT-Abteilung – kann sowohl Projekte für Kunden durchführen, als auch für die Informationssicherheit des Unternehmens sorgen und eventuelle Fehler reparieren,

– PR-Abteilung – ist direkt mit der Marketing-Abteilung sowie der Werbeabteilung verbunden. Sie konzentriert sich hauptsächlich auf das positive Image des Unternehmens sowie Kontakte mit der Öffentlichkeit und den Medien. Der wichtigste Vertreter dieser Abteilung ist der Pressesprecher,

– WERBEABTEILUNG – ist mit der PR-Abteilung und der Marketing-Abteilung verbunden (häufig besteht keine Aufteilung unter diesen drei Abteilung, die eine einzige Abteilung bilden) und ist für die Durchführung von Konsumentenuntersuchungen, der Erstellung einer entsprechenden Übermittlung in der Werbung und die Bewerbung der Produkte bzw. Dienstleistungen verantwortlich, die durch das Unternehmen angeboten werden,

– ABTEILUNG FÜR KUNDENBETREUNG – ist verantwortlich für die Aufrechterhaltung einer guten und flüssigen Kundenbeziehung,

– FORSCHUNGSABTEILUNG – führt Messungen und Analysen durch, die anschließend in entsprechenden Abteilungen genutzt werden, um deren Arbeit effektiver zu gestalten,

– BUCHHALTUNGSABTEILUNG – ist mit der Finanzabteilung verbunden (häufig sind beide Abteilungen verbunden). Für viele Ökonomen ist dies das Herz jedes Unternehmen.

Was ist Team-Leasing?

Team-Leasing ist in großen und mittelständischen Unternehmen eine sehr beliebte Erscheinung. Dieses Phänomen basiert auf dem Austausch von Mitarbeitern, der für beide Seiten von Vorteil ist. Häufig beschäftigen sich sog. Zeitarbeitsagenturen mit dem Team-Leasing. Diese beauftragen den Mitarbeiter mit der Durchführung der Aufgabe im jeweiligen Unternehmen, versichern ihn und bewerten und vergüten seine Arbeit. Unternehmen, die Team-Leasing anbieten, verfügen über große Datenbanken an potentiellen Mitarbeitern, die für gewöhnlich auf der IT-Branche stammen und die entsprechende Qualifikationen besitzen und sich in verschiedenen Bereichen spezialisieren. Das Unternehmen, das diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen will, muss lediglich die Richtlinien erarbeiten, nach denen die entsprechenden Mitarbeiter bzw. ganze Projektteams vervollständigt werden sollen.

Der Vertrag mit der Zeitarbeitsagentur und dem Dienstleistungsempfänger sollte nachfolgende Punkte beinhalten:

-Vergütung,

-Vertragslaufzeit,

-Bereich der erbrachten Dienstleistungen,

-Vertragsbestimmungen,

-Bewertungskriterien der durchgeführten Arbeit.

Beide Seiten erklären am Beispiel des IT-Supports:

AUFTRAGGEBER: stellt entsprechende (eingangs festgelegte) Arbeitsbedingungen und fristgerechte Zahlungen sicher.

ZEITARBEITSAGENTUR: Vertraulichkeit der Informationen, Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen für die in Auftrag gegebene Aufgabe, Mitarbeitervertretung bei Krankheit, Mitarbeiterdokumentation und -portfolio.

BEIDE SEITEN: Arbeitsdokumentation.

Externe IT

Der amerikanische Beratungs- und Forschungskonzern Gartner bewertet im Bericht von 2016, dass der globale Markt für IT-Outsourcing-Dienstleistungen mehr als 274 Mrd. Dollar wert ist. Das ist ein wichtiger Faktor, der davon zeugt, dass die Informatikbranche derzeit eine der wichtigsten und lohnenswertesten Branchen in der Geschäftswelt ist. Viel beliebter als die Erstellung einer neuen Abteilung im Unternehmen ist das Modell eines externen IT-Supports. Das geht aus der Tatsache hervor, dass die Informatik ein Bereich ist, der sich vor nicht allzu langer Zeit am Markt gebildet hat. Viele Unternehmen bestanden bereits bei der Einführung von Computern in den allgemeinen Gebrauch. Anstatt eine neue Abteilung zu erstellen und Mitarbeiter zu rekrutieren, bevorzugen es viele Unternehmen, externen IT-Support zu nutzen, der ihnen Profis bietet. Zudem ist der Prozess zur Erlangung solcher Teams deutlich kürzer als die Rekrutierung von Mitarbeitern, die sich anfangs auf Untersuchungen und Analysen eines weiterhin nicht stabilen und fortschrittlichen Marktes stützen.

Vorteile des externen IT-Supports:

  • Regulierung des Personalwesens – im Falle von komplexeren Aufträgen kann der Arbeitgeber vom Team-Leasing Gebrauch machen, womit er langfristig ein Übermaß an Mitarbeitern im Unternehmen begrenzt, was dazu führt, dass es mehr Spielraum für die langfristig beschäftigten Mitarbeiter gibt und jeder seine Aufgaben besitzt ;-),
  • Zeiteinsparung – der Arbeitgeber verliert keine Zeit, um erst einen Einstellungsprozess durchzuführen, er basiert auf den Richtlinien, die ihm durch die Abteilungsleiter und Berater vorgelegt werden und sucht auf dessen Basis nach Fachleuten,
  • Hoch qualifizierte Mitarbeiter – Unternehmen, die externen IT-Support anbieten, besitzen in ihren Reihen oft wertvolle, hoch qualifizierte Mitarbeiter mit langer Arbeitserfahrung,
  • Finanzielle Einsparungen – die befristete Einstellung eines Mitarbeiters bzw. ein externer IT-Support ist immer günstiger als die Beschäftigung einer kompletten IT-Abteilung in Vollzeit,
  • Keine Arbeit für die Abteilung für Personaleinstellung – das geht mit einer deutlichen Verringerung der zusätzlichen Kosten einher,
  • Stets aktuelle IT – externe Fachleute sind stets auf dem aktuellen Stand hinsichtlich der neuesten Technologien in der Informatik und im Geschäftswesen. Das verlangt die Art ihrer Arbeit von ihnen, deren Hauptvorteil Flexibilität, Mobilität und schnelle, wirkungsvolle Lösungen sind.

Risiken bei externem IT-Support:

  • Mitarbeiter passen nicht zu bestimmten Aufgaben – das kann auf fehlende Kompetenzen zurückgeführt werden und damit auch auf fehlende Kenntnis der Zeitarbeitsagentur bzw. eines Unternehmens, die/das den Mitarbeiter zur Verfügung stellt,
  • Größere Verantwortung als im Vertrag festgehalten – das können kleine Arbeiten sein, die indirekt mit dem durchzuführenden Projekt verbunden sind, jedoch kommt es vor, dass der Arbeitgeber deutlich mehr verlangt als er zahlt,
  • Schlechte Arbeitsbedingungen – der Standard ist deutlich niedriger als im Vertrag festgehalten wurde,
  • Keine fristgerechten Zahlungen,
  • Fehlendes „Einspielen” mit dem übrigen Team – schlechte Kommunikation kann auftreten, wenn sich im Team vollständig unbekannte Personen befinden. Es muss beachtet werden, dass diese einige Tage benötigen um sich zu akklimatisieren und sich an das gesamte Team anzupassen,
  • Fehlende Zusammenarbeit mit dem übrigen Team und anderen Abteilungen – häufig ist die IT das einzige Element im Projekt, deshalb wird eine Zusammenarbeit und eine effektive Informationsweitergabe zwischen allen Mitarbeiter erforderlich. Ohne eine solche Kommunikation wird die Arbeit und das Endergebnis deutlich verlangsamt,
  • Fehlendes Vertrauen seitens des Mitarbeiters – im Vertrag muss deutlich gemacht werden (falls dies nötig ist), dass alles, was innerhalb des Unternehmens stattfindet streng vertraulich ist und dass diese Informationen noch nicht einmal den nahestehen Verwandten weitergegeben werden darf.

Sicherheit im Unternehmen

16% aller Mitarbeiter geben an, dass sie zusammen mit dem Arbeitsplatzwechsel alle erhaltenen Informationen mitnehmen und später von ihnen Gebrauch machen. Eine der wichtigsten Faktoren, die den Arbeitgeber abhalten von externem IT-Support Gebrauch zu machen, ist die Sorge über die Vertraulichkeit von Daten. Unternehmer fürchten, dass alle wertvollen Informationen und Ratschläge, die der Mitarbeiter in der Zukunft erhält durch die Konkurrenz ausgenutzt werden können. Das ist ein wesentlicher, aber auch in gewisser Weise berechtigter Vorwurf. In der Branche für Mitarbeiter-Leasing wird häufig Unternehmen Dienstleistungen angeboten, die miteinander konkurrieren. Fachleute können jedoch professionell vorgehen und alle vorherigen Arbeiten voneinander trennen. Ein zusätzliches Plus, das für die Inanspruchnahme von externem IT-Support spricht, ist der Zugriff auf das komplette Branchenwissen des Unternehmens. Im Falle einer Einstellung von einigen Mitarbeitern in einer kleinen IT-Abteilung geht ihr ganzes Wissen verloren, falls diese die Stelle verlassen.

Nachfolgend befinden sich einige (es bestehen deutlich mehr) Fälle von geleisteten Dienstleistungen in Form des externen IT-Supports:

  • Administration, Ausweitung und Wartung von Servern, Computern, Netzen, Anwendungen, Programmen, elektronischen Geräten,
  • Beratung im Bereich des Erwerbs neuer Geräte oder der Ausweitung des Netzes,
  • Beratung im Bereich von Elementen in der IT-Branche in Projekten,
  • Erstellen und Administration von Servern, Internetseiten, E-Mail-Postfächern, sozialen Portalen,
  • Pflege der Kanäle für die Kundenbeziehung,
  • Beseitigen und Beheben von Störungen (die beliebteste der geleisteten Dienstleistungen beim externen IT-Support),
  • Erstellen von Datenbanken,
  • Informationsverwaltung,
  • Management von IT-Prozessen im Unternehmen,
  • Teilnahme, Projektberatung.